Handbuch für Höfe

Für Hofbetreiber und Stallleitung. Am Ende steht ein kurzer Abschnitt für das Steuerbüro.

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Inhalt

1. Überblick: Wer sieht was?
2. Start: Konto anlegen und Hof einrichten
3. Anmelden, Hof wechseln, Abmelden
4. Team und Einsteller einladen
5. Heute – der Morgenüberblick
6. Boxen & Weide
7. Pferde und Pferdeakte
8. Aufgaben
9. Dienstplan, Zeiterfassung, Lager
10. Leistungen & Termine
11. Nachrichten und Mitteilungen
12. Abrechnung (Tarif Hof Pro)
13. Benachrichtigungen
14. Einstellungen
15. Erweiterungen
16. Arbeiten ohne Empfang (Offline)
17. Tarife auf einen Blick
18. Zugang für das Steuerbüro
19. Häufige Fragen und Probleme

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1. Überblick: Wer sieht was?

Hofwerk unterscheidet Rollen auf dem Hof und Rollen an einem Pferd.

Rollen auf dem Hof

Rollen an einem Pferd

Diese Rollen gelten immer nur für ein bestimmtes Pferd. Wer an zwei Pferden beteiligt ist, wird zweimal eingeladen.

Einsteller sehen nur ihre eigenen Pferde, nie andere Einsteller oder deren Kosten. Besitzer, Reitbeteiligungen und Dienstleister sind für dich kostenlos. Du zahlst nur für belegte Boxen (Abschnitt 17).

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2. Start: Konto anlegen und Hof einrichten

2.1 Konto anlegen

1. Öffne die Preisseite (https://frcix.net) und klicke „30 Tage testen“ oder „Kostenlos starten“.
2. Gib Namen, E-Mail und ein Passwort mit mindestens 10 Zeichen ein und stimme den Nutzungsbedingungen zu.
3. Klicke „Konto anlegen“.

Die ersten 30 Tage hast du alle Funktionen von Hof Pro, ohne Zahlungsdaten. Danach wählst du einen Tarif. Wählst du keinen, wechselt der Hof automatisch in die kostenlose Gemeinschaft. Dabei wird nichts gelöscht, nur Funktionen werden gesperrt.

2.2 Einrichtungs-Assistent „Hof einrichten“

Nach der Registrierung führt dich der Assistent durch fünf Schritte. Jeden Schritt kannst du später ergänzen. Den Assistenten erreichst du später wieder über Einstellungen → Stallgassen & Boxen → Einrichtungs-Assistent.

Klicke am Ende „Einrichtung abschließen“.

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3. Anmelden, Hof wechseln, Abmelden

Wo melde ich mich an?

Gib Einstellern am besten deine Hof-Adresse. Dann sehen sie gleich dein Logo.

Anmeldewege

• E-Mail und Passwort
• „Anmeldelink per E-Mail senden“: ohne Passwort, der Link gilt 24 Stunden. Praktisch für Einsteller, die ihr Passwort vergessen haben.

Nach der Anmeldung

• Hofbetreiber, Stallleitung, Personal landen auf Heute.
• Selbstversorger landen auf Aufgaben.
• Steuerbüro landet auf Abrechnung.
• Besitzer, Reitbeteiligungen, Tierärzte landen im Besitzer-Portal (/mein-stall).

Bist du auch selbst Besitzer eines Pferdes, erreichst du das Besitzer-Portal über die Sidebar. Von dort führt „Hof-Ansicht“ zurück.

Abmelden und Darstellung

• „Abmelden“ steht unten in der Sidebar. Es beendet deine Sitzungen auf allen Geräten und Adressen.
• Daneben stellst du die Darstellung ein: Automatisch (wie das Gerät), Hell oder Dunkel. Die Wahl gilt pro Gerät.
• Auf schmalen Bildschirmen (Handy) ist die Sidebar ein Menü: „Menü öffnen“ oben links.

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4. Team und Einsteller einladen

Alle Einladungen gehen per E-Mail raus und gelten 14 Tage. Die eingeladene Person klickt auf den Link, gibt ihren Namen und ein Passwort ein (mindestens 10 Zeichen) und klickt „Einladung annehmen“. Hat die Person schon ein Konto, meldet sie sich zuerst an und nimmt die Einladung dann an.

4.1 Team, Selbstversorger und Steuerbüro

1. Pferde → Personen einladen (öffnet die Seite Einladungen).
2. Unter „Neue Einladung“ E-Mail und Rolle wählen: Stallleitung, Personal, Selbstversorger oder Steuerbüro.
3. „Einladung senden“.

Unter „Versendete Einladungen“ siehst du den Status: offen bis …, angenommen, abgelaufen, zurückgezogen. Mit „Zurückziehen“ machst du eine offene Einladung ungültig.

Rollen ändern oder Personen entfernen: Einstellungen → Team & Rechte. Je Person Rolle wählen → „Rolle ändern“, oder „Entfernen“ (der Zugang endet sofort). Der Hofbetreiber verwaltet alle Rollen, die Stallleitung alle außer Hofbetreiber. Deine eigene Rolle ändert nur ein anderer Hofbetreiber; ein Hof hat immer mindestens einen Hofbetreiber. Jede Änderung steht im Protokoll.

Support-Zugriff (nur Hofbetreiber, Karte unter Einstellungen → Team & Rechte): Brauchst du Hilfe, klickst du „Support für 24 Stunden freigeben“. Dann kann unser Support deinen Hof 24 Stunden lang ansehen – nur lesen, ändern kann er nichts. Solange der Zugriff läuft, steht oben in der App „Support hat Zugriff bis …“ (für Hofbetreiber und Stallleitung). Mit „Zugriff jetzt beenden“ endet er sofort. Jeder Aufruf durch den Support steht im Protokoll; die letzten siehst du direkt in der Karte.

4.2 Einsteller (Besitzer) einladen

Einsteller lädst du über das Pferd ein:

• Beim Anlegen: Pferde → + Pferd anlegen, unter „Box & Pension“ bei „oder Besitzer einladen“ die E-Mail eintragen.
• Später: In der Pferdeakte → Reiter Dokumente → Dokumente & Personen → „Person einladen“. Rolle Besitzer wählen.

Auf dieselbe Weise lädst du Reitbeteiligungen, Tierarzt, Hufschmied und Dienstleister zu einem Pferd ein. Mit „Freigabe bis“ begrenzt du den Zugang zeitlich, z. B. für den Tierarzt bis 31.12. Besitzer können selbst Personen zu ihrem Pferd einladen (Besitzer-Handbuch).

Solange die Besitzer-Einladung offen ist, hat das Pferd keinen Rechnungsempfänger. Die Abrechnung meldet das als Rückfrage (Abschnitt 12).

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4.3 Pferd mit Akte von einem anderen Hof übernehmen

Wechselt ein Pferd von einem anderen Hof zu dir, der ebenfalls Hofwerk nutzt, kann der Besitzer seine Pferdeakte mitbringen: Er erstellt im Besitzer-Portal einen Wechselcode und gibt ihn dir.

1. Pferde → „Pferd mit Akte übernehmen“, Code eingeben, „Code prüfen“.
2. Du siehst Pferd, bisherigen Hof, Besitzer und was übernommen wird (Behandlungs- und Bestandsbuch, Gesundheitsplan, Dokumente, Tagebuch).
3. „Pferd mit Akte übernehmen“. Das Pferd steht danach in deiner Pferdeliste, der Besitzer hat Zugriff. Box, Pensionsvertrag und Fütterung legst du wie bei jedem neuen Pferd an.

Der Code gilt 14 Tage und nur einmal. Der bisherige Hof behält seine Unterlagen unverändert.

5. Heute – der Morgenüberblick

Heute ist die Startseite für dich und dein Team.

Kopf

• Begrüßung mit Datum.
• Suche: Pferd, Einsteller oder Aufgabe, mindestens 2 Zeichen.
• „+ Neu“: schnell ein Pferd, eine Aufgabe, eine Beobachtung, einen Termin oder eine Buchung anlegen.

Kennzahlen

„Braucht deine Aufmerksamkeit“

Hier sammeln sich Hinweise aus allen Bereichen, die dringendsten oben. Jeder Hinweis hat einen Knopf, der direkt an die richtige Stelle führt:

Erledigte Hinweise verschwinden von selbst.

Fütterung heute

Wähle Morgen, Mittag oder Abend. Jede Zeile zeigt Pferd, Box, Ration und Status:

Tippe auf eine Zeile, um die Fütterung zu bestätigen. Das klappt auch ohne Empfang (Abschnitt 16).

Weitere Karten

• Team heute: wer Dienst hat, ob eingestempelt, krank oder getauscht.
• Sensoren & Technik: letzte Messwerte, Abweichungen in Warnfarbe (Erweiterung).
• Termine: Sammeltermine, Hallensperrungen, Dienstleister.

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6. Boxen & Weide

Ab Tarif Hof. Zwei Reiter: Boxen und Weiden & Paddocks.

6.1 Boxenplan

Alle Boxen je Stallgasse als Kacheln. Die Farbe zeigt die Pensionsart (aus dem Assistenten). Dazu kommen:

• frei: gestrichelter Rahmen
• Kündigung läuft: helles Braun mit Enddatum

Klicke eine Box an. Rechts erscheinen Box, Größe, Pferd, Einsteller, Pension, Herdengruppe und Vertrag (z. B. „unbefristet · 3 Mon. Frist“ oder „endet 31.03.2027“), dazu die Knöpfe:

• Pferdeakte: öffnet die Akte.
• Umstellen: Pferd im Raster mit der Maus auf eine freie Box ziehen – oder in der Box-Ansicht „Umstellen“ → neue Box wählen → „Umstellen“. Eine Box kann nie doppelt belegt sein. Ist das Ziel belegt, kommt „Diese Box ist in diesem Zeitraum schon belegt.“

6.2 Kündigung erfassen

In der Box-Ansicht bzw. Pferdeakte beim Vertrag „Kündigung erfassen“ → Vertragsende wählen → „Kündigung speichern“. Vorgeschlagen wird das Monatsende nach Ablauf der Frist. Die Box färbt sich „Kündigung läuft“ und ist nach dem Vertragsende wieder frei.

6.3 Warteliste

Unter dem Boxenplan steht „Warteliste (n)“.

• „+ Eintrag“: Name, E-Mail, Telefon, Pferd (z. B. „Wallach, 9 J.“), gewünschte Pension, bevorzugter Platz, Wünsche, gewünscht ab.
• Interessenten können sich auch selbst eintragen, über „+ Pferd einstellen“ im Besitzer-Portal.
• Jeder Eintrag bekommt eine Markierung:
  • passt: die gewünschte Pensionsart ist frei
  • teilweise: nur ein ähnlicher Platz ist frei (z. B. Offenstall gewünscht, aber nur Box frei)
  • kein Platz
• Wählst du eine freie Box, wird die Warteliste nach Passung sortiert.

6.4 Weiden & Paddocks

Je Fläche eine Karte mit Status (beweidet, ruht, Achtung), Größe, Aufwuchs-Balken, Gruppe und nächstem Wechsel.

• „+ Weide“: Name, Größe in ha, Art (Weide, Paddock, Winterauslauf), Boden, Status, Aufwuchs in %, Gruppe, nächster Wechsel, Hinweis. Der Hinweis erscheint beim Status „Achtung“, z. B. „Tränke prüfen“.
• Rotationsvorschlag: Hofwerk schlägt Wechsel vor, berechnet aus Ruhezeit, Aufwuchs und Gruppengröße.
  • „Übernehmen“: die Gruppe zieht um, die alte Weide ruht, und das Team bekommt eine Aufgabe („Stuten auf Weide 3 bringen“).
  • „Aufgabe erstellen“: z. B. „Weide 2: Nachsaat und Abäppeln“.
• „Regeln“: Ruhezeit mindestens (Tage), Aufwuchs mindestens (%), Pferde je Hektar höchstens, Wechsel fällig unter Aufwuchs (%).

Besitzer sehen im Portal, auf welcher Weide ihr Pferd steht.

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7. Pferde und Pferdeakte

7.1 Pferdeliste und neues Pferd

Pferde zeigt alle Pferde mit Box, Pension, Herdengruppe, Besitzer und Equidenpass-Status. Oben findest du die Suche.

„+ Pferd anlegen“:

• Stammdaten: Name, Rasse, Geschlecht, Geburtsjahr, Farbe, Herdengruppe, UELN, Chipnummer, Notizen.
• Equidenpass Abschnitt II: Schlachtpferd, Kein Schlachtpferd oder Status offen, dazu „Pass geprüft am“. Das bestimmt, ob im Bestandsbuch eine Wartezeit nötig ist.
• Box & Pension: Box, Pensionsart, Besitzer (vorhanden) oder Besitzer per E-Mail einladen.

In der Gemeinschaft sind bis zu 6 Pferde möglich.

7.2 Aufbau der Pferdeakte

Oben: Foto, Box, Gruppe, Pension, Name, Rasse, Geschlecht, Alter, UELN und Equidenpass-Status (in Warnfarbe bei „Kein Schlachtpferd“). Knöpfe: „Notfallkarte (QR)“, „+ Eintrag“ und „Stammdaten“ (bearbeiten).

Die vier Reiter heißen Gesundheit, Fütterung, Bewegung und Dokumente.

7.3 Gesundheit – Behandlungs- und Bestandsbuch

Bestandsbuch ab Tarif Hof.

„+ Eintrag“ → Behandlung: Datum, Behandlung/Grund, Mittel, Charge, Menge, Dauer (Tage), Wartezeit, Tierarzt. Bei „Kein Schlachtpferd“ steht automatisch „Wartezeit entfällt“.

• Einträge lassen sich 24 Stunden lang ändern.
• Danach sind sie gesperrt. Für Änderungen legst du einen Korrektur-Eintrag an; er verweist auf den Originaleintrag.
• „PDF für Kontrolle“: Zeitraum wählen → „PDF erstellen“. Das PDF enthält alle Einträge nach Datum, mit Hof- und Pferdedaten im Kopf, z. B. für die Veterinärkontrolle.

Ein Tierarzt mit Schreibrecht trägt Behandlungen selbst ein. Der Besitzer sieht sie sofort.

„+ Eintrag“ → Fälligkeit: Impfung, Entwurmung, Kotprobe, Hufschmied, Zahnarzt oder Sonstiges, mit Bezeichnung, Datum, Uhrzeit und Hinweis. Fälligkeiten stehen rechts unter „Fällig & geplant“ (überfällig, heute, morgen, in n Tagen). Mit „Sammeltermin vorschlagen“ planst du einen Termin für mehrere Pferde (Abschnitt 10.3). 14 Tage vor einer Impfung oder Entwurmung bekommen Besitzer und Hof eine Erinnerung.

7.4 Fütterung – Futterplan

Die Tabelle zeigt Mahlzeit × Raufutter / Kraftfutter / Zusätze / Geändert von.

• „Futterplan ändern“: Positionen mit Futter, Menge, Hinweis (z. B. „eingeweicht“) und Häkchen Medikament. „Plan speichern“: Der neue Plan gilt sofort, der alte bleibt in der Historie.
• Neues Futtermittel: „Futtermittel anlegen“ mit Bezeichnung, Einheit (kg, g, ml, Stück) und Art (Raufutter, Kraftfutter, Zusatz).
• Anfragen der Einsteller: Besitzer können den Plan nicht direkt ändern. Ihre Änderung kommt als Anfrage (Hinweis auf „Heute“ und Push). Unter „Anfragen zum Futterplan“ klickst du „Freigeben“ oder „Ablehnen“. Erst nach der Freigabe gilt der neue Plan; der Besitzer wird benachrichtigt.

7.5 Bewegung & Tagebuch

Einträge für Training, Longieren, Ausritt, Weidegang, Führanlage oder Sonstiges, mit Datum, Dauer und Notiz. Schreiben können Stallteam, Besitzer und Reitbeteiligung. Erledigte Stallservice-Buchungen (z. B. „Longieren“) erscheinen automatisch. Eigene Einträge lassen sich 24 Stunden lang löschen.

7.6 Dokumente & Personen

• „Dokument hochladen“: Art (Equidenpass-Scan, Pensionsvertrag, Tierhalter-Haftpflicht, OP-Versicherung, SEPA-Mandat, Sonstiges), Bezeichnung, Gültig bis, Datei (PDF, JPG, PNG, WebP, höchstens 10 MB).
• Läuft ein Dokument ab, warnt Hofwerk 30 und 14 Tage vorher (Besitzer und Hof).
• Personen: alle Beteiligten mit Rolle, Rechten und „Freigabe bis“. Über „Person einladen“ kommen neue dazu (Abschnitt 4.2).

7.7 Notfallkarte (QR) für die Boxentür

1. In der Pferdeakte „Notfallkarte (QR)“.
2. Ausfüllen: Allergien/Unverträglichkeiten, Medikation (Medikamente aus dem Futterplan und laufende Behandlungen kommen automatisch dazu), Versicherung, Tierarzt und Telefon, Hinweise.
3. „Notfallkarte erstellen“ → „Öffnen & drucken“ (Format A6).

Der QR-Code führt auf eine öffentliche Seite nur mit diesen Notfalldaten, inklusive Name und Telefon des Besitzers. Die Adresse ist nicht erratbar.

• „Neuen QR-Code erzeugen“: Der alte Link funktioniert dann nicht mehr. Nötig z. B., wenn eine Karte verloren ging.
• „Widerrufen“: Die Karte ist sofort offline.

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8. Aufgaben

Aufgaben („Mein Tag“) listet alles, was heute ansteht: Dienste aus dem Dienstplan, Aufgaben aus Buchungen, Weiderotation und Warnungen sowie manuelle Aufgaben.

• Abhaken per Tipp, auch offline.
• „Aufgabe anlegen“: Titel, fällig am, Zuständig (eine Person oder „alle im Stallteam“), Pferd, Notiz.
• Überfällige Aufgaben sind markiert.

Buchen Einsteller eine Leistung mit „Erzeugt eine Aufgabe für das Personal“, erscheint die Aufgabe hier automatisch.

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9. Dienstplan, Zeiterfassung, Lager

Menüpunkt Dienstplan & Lager.

9.1 Wochenplan

Ein Raster mit den Diensten als Zeilen (z. B. „Füttern früh“, „Misten Stall A“, „Weidedienst“) und den Tagen Mo–So als Spalten. Mit „Vorige Woche“ und „Nächste Woche“ blätterst du.

Zelle anklicken:

• Zuweisen: Person oder Gruppe wählen.
• Krank melden: Die Zelle wird „krank“, und auf „Heute“ erscheint „Vertretung gesucht“.
• Tausch anbieten: Gegenangebot (z. B. „bietet So Morgen“) und Punkte als Dankeschön (0–20).

Knöpfe oben:

• „Fair verteilen“: verteilt die Selbstversorger-Dienste nach Punkten, sodass jede Gruppe im Monat höchstens ±2 Punkte vom Durchschnitt abweicht. Abwesenheiten werden berücksichtigt. Das Ergebnis steht als Meldung oben, und darunter das Punktekonto je Gruppe.
• „Plan veröffentlichen“: Alle Betroffenen werden benachrichtigt. Danach ändert sich der Plan nur noch per Tausch oder durch dich. Bis dahin steht er als Entwurf da.

Tauschbörse: offene Angebote. Selbstversorger und Personal klicken „Übernehmen“. Bei Krankheit weist du mit „Zuweisen“ eine Vertretung zu.

9.2 Zeiterfassung (Hof Pro)

Reiter Zeiterfassung:

• Monatsstunden je Mitarbeiter im Vergleich zum Soll.
• „Beschäftigung“ je Mitarbeiter: Vollzeit, Teilzeit, Minijob oder Aushilfe; Soll-Stunden pro Monat, Stundenlohn.
• Minijob-Hinweis: „Grenze im Blick“ bzw. „Grenze überschritten“. Dafür muss die Verdienstgrenze unter Abrechnung → Einstellungen → Zeiterfassung hinterlegt sein (Wert mit dem Lohnbüro abstimmen).
• „Zeit nachtragen“: Mitarbeiter, Beginn, Ende, Pause, Notiz (für Korrekturen im Büro).
• „Export für Lohnbüro“: CSV-Datei.

Das Personal stempelt sich selbst im Dienstplan ein und aus, auch ohne Empfang.

9.3 Lager & Mistlager (Hof Pro)

Reiter Lager:

• „Artikel anlegen“: Name, Einheit (Ballen, kg, t …), Anfangsbestand, Meldebestand, Lagerkapazität, Bestellmenge, Lieferant mit E-Mail, manueller Zuschlag pro Tag.
• Futterplan mit Lager verknüpfen: Futtermittel ↔ Lagerartikel, mit Umrechnung (z. B. 250 kg je Ballen). Der Tagesverbrauch ergibt sich aus allen aktiven Futterplänen plus Zuschlag. Daraus berechnet Hofwerk „Reicht ca. n Tage“ und den Heuvorrat auf „Heute“.
• „Buchen“: Lieferung, Verbrauch oder Korrektur (±). Der Futterverbrauch wird jeden Morgen automatisch gebucht.
• Unter dem Meldebestand wird der Balken orange, und auf „Heute“ steht „Bestellen“.
• „Bestellung beim Lieferanten“: öffnet eine fertige E-Mail mit Menge in deinem Mailprogramm.
• Mistlager: Kapazität (m³), Füllstand eintragen, Abholung mit Menge dokumentieren, „Abholung … anfragen“.

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10. Leistungen & Termine

Ab Tarif Hof. Vier Reiter:

10.1 Buchungen

Gebuchte Leistungen der nächsten 14 Tage mit Status gebucht, erledigt oder storniert. Klicke „Erledigt“, sobald die Leistung gemacht ist; nur dann landet sie sicher in der Abrechnung. Dazu kommt „Halle heute“.

10.2 Leistungskatalog

„+ Leistung“: Leistung, Preis (netto), Steuersatz, Einheit, Uhrzeit der Ausführung, Storno bis (Stunden vorher), „Einsteller dürfen buchen“, „Erzeugt eine Aufgabe für das Personal“. Leistungen lassen sich deaktivieren statt löschen.

10.3 Sammeltermine

Für Hufschmied, Tierarzt, Zahnarzt oder Physio. „Sammeltermin planen“: Art, Dienstleister, Termin, Plätze, Anfahrt gesamt (€), Hinweis. Besitzer tragen ihre Pferde in der App ein. Die Anfahrt wird gleichmäßig auf alle Teilnehmer verteilt und mit der Monatsabrechnung berechnet. Du kannst Pferde austragen oder den Termin „Absagen“.

10.4 Halle

• „+ Halle/Platz“: Name, Pferde gleichzeitig, Zeitraster (Minuten), Öffnungszeiten je Wochentag (leer = geschlossen).
• „Halle sperren“: von, bis, Grund (z. B. „Springstunde“). Gesperrte Zeiten sind nicht buchbar.
• Ist ein Zeitraum voll, können sich Einsteller auf die Warteliste setzen. Wird ein Platz frei, rücken sie automatisch nach und bekommen eine Nachricht.

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11. Nachrichten und Mitteilungen

Nachrichten (mit Zähler für ungelesene):

• Gespräche: Einsteller schreiben dem Hof, allgemein oder zu einem Pferd. Gespräch links wählen, rechts antworten.
• „Neue Mitteilung“: Titel, Text, Für (alle, Einsteller, Personal), sichtbar bis. „Veröffentlichen“. Einsteller sehen die Mitteilung im Portal und in der App und bekommen eine Benachrichtigung.

Anfragen von Einstellern

Besitzer und Reitbeteiligungen stellen im Portal unter „Meine Anfragen“ Anfragen an den Hof (z. B. „Weidegang wieder ab Montag?“) oder Dauerwünsche („Decke abends wechseln“). Du findest sie unter Anfragen in der Sidebar (mit Zähler für offene) und unter „Braucht deine Aufmerksamkeit“ auf „Heute“.

• Optional eine Antwort an den Einsteller schreiben, dann:
  • „Erledigt“ – die Anfrage ist umgesetzt bzw. beantwortet.
  • „Als Dauerwunsch annehmen“ (nur bei Dauerwünschen) – gilt ab jetzt; später „Dauerwunsch beenden“.
  • „Ablehnen“.
• Der Einsteller wird benachrichtigt und sieht Status und Antwort im Portal. Offene Anfragen kann er zurückziehen.

Futteränderungen sind getrennt davon und werden in der Pferdeakte unter Fütterung freigegeben.

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12. Abrechnung (Tarif Hof Pro)

Pension, gebuchte Zusatzleistungen und Sammeltermine werden automatisch zu Monatsrechnungen zusammengeführt, mit PDF, E-Rechnung, SEPA-Lastschrift und DATEV-Export.

Wichtig: Steuersätze, Zahlungsziele, SEPA-Fristen, DATEV-Konten und Mahngebühren sind in Hofwerk nicht fest eingebaut. Lege sie mit deinem Steuerberater bzw. deiner Bank fest.

12.1 Einmalig einrichten: Abrechnung → Einstellungen

Rechnungsnummern laufen pro Hof fortlaufend und lückenlos.

12.2 Einsteller & Mandate

Je Einsteller:

• „Rechnungsdaten“: Name/Firma, E-Mail für Rechnungen, Adresse, Land, Zahlungsart (SEPA-Lastschrift oder Überweisung).
  • Jede Rechnung ist eine E-Rechnung als ZUGFeRD-PDF: Sie lässt sich wie jede PDF öffnen und enthält zusätzlich die Rechnungsdaten als XML (für Buchhaltungsprogramme).
  • Häkchen „XRechnung (XML) gewünscht“: Der Einsteller bekommt zusätzlich die XRechnung als eigene XML-Datei (z. B. für Unternehmen oder Behörden). Dazu passen USt-IdNr. und Käuferreferenz/Leitweg-ID.
• „Neues Mandat“: Kontoinhaber, IBAN, BIC (optional), unterschrieben am, Mandatsreferenz (eindeutig, z. B. SW-0001). Mandate kannst du widerrufen.

12.3 Der Monatslauf in fünf Schritten

Reiter Monatslauf, Monat oben wählen („Vorheriger Monat“ / „Nächster Monat“). Die Schrittleiste zeigt: erledigt = hellgrün, aktuell = dunkelgrün, offen = weiß.

Freigegebene Rechnungen sind unveränderbar. Fehler korrigierst du über „Stornieren“. Hofwerk erstellt dann eine Stornorechnung mit eigener Nummer, danach legst du eine neue Rechnung an.

Die erzeugten Dateien (SEPA, DATEV, Lohnbüro) liegen unter „Exporte & Gutschriften“ zum „Herunterladen“.

12.4 Rechnungen, Zahlungseingang, Mahnwesen

Reiter Rechnungen: alle freigegebenen Rechnungen und Stornorechnungen mit Status (freigegeben, versendet, bezahlt, überfällig, storniert) und Mahnstufe (erinnert, gemahnt).

• „Als bezahlt markieren“, wenn eine Überweisung eingegangen ist.
• „Mahnlauf starten“: verschickt Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen nach deinen Fristen. Der Mahnlauf läuft außerdem jeden Morgen automatisch.
• Je Rechnung: PDF (ZUGFeRD) und – wenn beim Einsteller gewünscht – XRechnung (XML) herunterladen.

Einsteller sehen ihre Rechnungen im Besitzer-Portal unter „Kosten“ und laufend die Positionen des aktuellen Monats. So gibt es keine Überraschung am Monatsende.

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13. Benachrichtigungen

Benachrichtigungen zeigt die neuesten Hinweise. Mit „Alle als gelesen markieren“ leerst du die Liste.

Unter „Kanäle“ legst du je Ereignis fest, wie du informiert wirst: In der App, Push, E-Mail. Rechtlich nötige E-Mails (z. B. Rechnungen) lassen sich nicht abschalten. „Push auf diesem Gerät aktivieren“: Das funktioniert nur über HTTPS und am besten in der installierten App (Abschnitt 16). „Test-Benachrichtigung an mich senden“: schickt eine Probe an alle deine Geräte, auf denen Push aktiv ist. So siehst du sofort, ob Push ankommt. Auf dem iPhone geht Push nur, wenn du die Seite vorher zum Home-Bildschirm hinzugefügt hast und sie von dort öffnest.

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14. Einstellungen

Menüpunkt Einstellungen, mit Reitern. Hofbetreiber sehen alle Reiter, die Stallleitung nur Stallgassen & Boxen.

Hof: Name, Anschrift, Standort

Reiter Hof (nur Hofbetreiber): Hofname, Anschrift und der Standort (Breiten- und Längengrad, z. B. 52,40 und 9,70). Mit Standort zeigt Heute neben dem Datum das Wetter, z. B. „11 °C, trocken · Weidegang möglich“ („Weidegang möglich“ bei trockenem Wetter über 0 °C). Dafür geht nur der auf zwei Nachkommastellen gerundete Standort (etwa 1 km genau) an den Wetterdienst Bright Sky (Daten des Deutschen Wetterdienstes); das Wetter wird 30 Minuten zwischengespeichert. Ohne Standort oder wenn der Wetterdienst nicht erreichbar ist, fehlt die Wetterangabe einfach.

14.1 Stallgassen & Boxen

• Stallgassen umbenennen, neue Stallgasse anlegen, löschen (nur, wenn dort nie Pferde standen).
• „Boxen hinzufügen“: Die Nummerierung geht nach der höchsten vorhandenen Nummer weiter.
• Box bearbeiten: Bezeichnung, Art, Größe, Stallgasse, aktiv/stillgelegt.
  • Eine Box, die schon einmal belegt war, kann nur stillgelegt, nicht gelöscht werden. So bleiben Belegung und Abrechnung nachvollziehbar.
  • Steht gerade ein Pferd in der Box, stelle es zuerst um.
• Link zum Einrichtungs-Assistenten.

14.2 Abo & Tarif

• Aktueller Tarif und Status (Testphase bis …, aktiv, gekündigt).
• Heute belegte Boxen, Ø im laufenden Monat, voraussichtlicher Monatsbetrag.
• „Tarif wählen“: Gemeinschaft, Hof oder Hof Pro; Zahlweise monatlich (monatlich kündbar) oder jährlich (2 Monate gratis); Zahlungsart. „Tarif übernehmen“.
• „Kündigen“: Der Tarif läuft bis zum Ende des Zeitraums, danach Gemeinschaft. Daten bleiben erhalten.
• Erweiterungen buchen (Abschnitt 15).
• Abrechnungen der Plattform an dich.

Solange der Zahlungsanbieter im Testmodus läuft, werden keine echten Zahlungen ausgelöst. Das steht auch so auf der Seite.

14.3 Erscheinungsbild

Logo und Hofname in allen Tarifen; Farben, Texte, Titelbild, App-Icon und Hof-Adresse ab Tarif Hof; eigene Domain mit Erweiterung.

• Logo und Bilder: Logo hell, Logo für dunkle Flächen, Titelbild (Querformat, 1600 × 600), App-Icon (quadratisch, mindestens 512 × 512; erscheint auf dem Homescreen der Einsteller). Formate: PNG, JPG, WebP bis 2 MB, SVG bis 200 KB. Nach der Dateiauswahl legst du den Ausschnitt fest: Rahmen verschieben (Maus, Finger oder Pfeiltasten) und mit dem Regler vergrößern, dann „Hochladen“.
• Farben: Akzentfarbe (Farbwähler, Hex-Feld oder einer der Vorschläge), Navigationsfarbe (Standard: automatisch abgeleitet).
  • Hofwerk prüft die Lesbarkeit. Ist eine Farbe zu hell, wird sie leicht abgedunkelt („Wir haben deine Farbe etwas abgedunkelt …“).
  • Ähnelt sie den Warnfarben (Orange/Rot), kommt ein Hinweis.
  • Warn- und Erfolgsfarben bleiben immer gleich, damit Hinweise erkennbar bleiben.
• Texte: Willkommenstext (max. 280 Zeichen, auf Startseite und im Besitzer-Portal), E-Mail-Absendername, E-Mail-Signatur, Rechnungsfußzeile (Hof Pro). Antworten auf E-Mails gehen an deinen Hof.
• Live-Vorschau rechts: App, Besitzer-Portal, Einsteller-App.
• „Auf Standard zurücksetzen“.
• Adresse:
  • Subdomain ändern: Die Verfügbarkeit wird live geprüft. Die alte Adresse leitet 90 Tage weiter.
  • Eigene Domain (Erweiterung): Domain eintragen (z. B. portal.mein-hof.de) → „Domain hinzufügen“ → bei deinem Domain-Anbieter die angezeigten Einträge anlegen: einen CNAME auf custom.frcix.net und einen TXT-Eintrag zur Bestätigung. Hofwerk prüft alle 10 Minuten, bis zu 72 Stunden lang („Jetzt prüfen“ geht sofort). Danach ist der Status Aktiv, und das Zertifikat wird automatisch ausgestellt.

14.4 Datenexport & Datenschutz

„Export herunterladen“: alles als ZIP, mit jeder Tabelle als JSON und CSV (Semikolon, für Excel) und allen Dateien (Dokumente, Fotos, Rechnungen). Der Export enthält personenbezogene Daten. Bewahre ihn sicher auf. Jeder Export wird protokolliert.

AV-Vertrag: Du verarbeitest mit Hofwerk Daten deiner Einsteller und Mitarbeitenden; dafür braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Du schließt ihn beim Anlegen des Hofs ab (Häkchen im ersten Schritt). Die Karte „AV-Vertrag“ zeigt, wann und von wem er abgeschlossen wurde; bei einer neuen Fassung erscheint „neue Version“ und der Knopf „AV-Vertrag abschließen“. Den Text kannst du jederzeit unter „Vertrag ansehen“ lesen und ausdrucken.

Mein Konto (oben bzw. unten im Menü, für alle Personen): Name und Telefon ändern, „Meine Daten exportieren“ (alle Daten zu deiner Person aus allen Höfen) und „Konto löschen“. Als einziger Hofbetreiber kannst du dein Konto erst löschen, wenn eine andere Person Hofbetreiber ist.

14.5 API

Ab Tarif Hof. Für Website, Auswertungen oder eigene Programme.

• „Neues Token“: Name, Berechtigungen (Hofdaten, Pferde, Boxen, Weiden, Fütterung, Aufgaben lesen/anlegen, Rechnungen), gültig bis.
• Das Token wird nur einmal angezeigt. Kopiere es sofort.
• Ein Token darf nie mehr als die Person, die es erstellt hat. Höchstens 120 Anfragen pro Minute, höchstens 20 aktive Tokens.
• „Widerrufen“ wirkt sofort.
• Adresse: https://api.frcix.net. Die Beschreibung (OpenAPI) ist auf der Seite verlinkt.

14.6 Land

Deutschland, Österreich oder Schweiz. Das Land bestimmt Währung (EUR/CHF), Zahlenformat, Steuerbegriffe (USt./MWST), Steuersatz-Vorschläge, Rechnungsformate (XRechnung nur DE, ZUGFeRD DE/AT), SEPA und DATEV (nicht in CH) und den Minijob-Hinweis (nicht in CH). Die Währung lässt sich nach der ersten freigegebenen Rechnung nicht mehr ändern.

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15. Erweiterungen

Buchbar unter Einstellungen → Abo & Tarif → Erweiterungen. Ohne Erweiterung erscheint an der Stelle ein Hinweis.

Stallgassen-Tafel

Ein Tablet an der Wand statt Whiteboard. Menüpunkt Stallgassen-Tafel. Die Tafel zeigt große Schrift, Uhr, Stallgassen-Auswahl, die Fütterung der aktuellen Mahlzeit als große Kacheln (Tippen bestätigt, auch offline), Aufgaben des Tages, wichtige Hinweise und Weidegang. Mit „Vollbild“ bleibt der Bildschirm wach. Die Tafel aktualisiert sich jede Minute. Tipp: Melde auf der Tafel ein gemeinsames Konto mit Rolle Personal an. Gespeicherte Offline-Änderungen gehen nur mit der Anmeldung der Person raus, die sie gemacht hat.

Sensoren

Temperatur, Luftfeuchte, Weidezaun-Spannung, Wasserdurchfluss, Licht, Futterautomat. „+ Sensor“ mit Name, Art, Ort, Einheit, Unter- und Obergrenze, „keine Daten nach … Minuten“ und Verbindung:

• Webhook / Shelly: Hofwerk zeigt eine geheime Adresse einmal an. Trage sie im Gerät ein. Werte kommen per POST oder per GET mit ?value=. Bei einer Shelly geht das z. B. über die Aktion „HTTP-Anfrage“ mit ?value=${ev.tC}.
• MQTT: Topic und optional JSON-Feld.
• Von Hand: „Wert eintragen“.

Bei Über- oder Unterschreitung bekommen Hof und Personal im Dienst eine Push-Nachricht.

Zucht

Status je Stute: rossig, bedeckt (mit Trächtigkeitstag), tragend (mit Abfohltermin), leer, abgefohlt. „+ Eintrag“: Rosse, Bedeckung/Besamung (Hengst, Verfahren), Trächtigkeitskontrolle (Ergebnis), Abfohlen, Verfohlen. Kontrollen werden an Tag 16, 30 und 45 vorgeschlagen; der Befund des Tierarztes zählt. „Fohlen erfassen“ legt das Fohlen als Pferd an, mit Mutter und Vater. Denk an Equidenpass und Chip.

Mehrere Standorte

Menüpunkt Standorte: alle Höfe deiner Organisation mit Belegung, Pferden, Warteliste und offenen Aufgaben, dazu Gesamtbelegung und Abo-Schätzung. „Standort hinzufügen“ legt einen weiteren Hof im selben Abo an, auf Wunsch mit Pensionsarten, Leistungen, Futtermitteln und Dienstvorlagen. Die Daten der Standorte bleiben getrennt.

Eigene Domain

Siehe Abschnitt 14.3. Außerdem lässt sich damit der Hinweis „mit Hofwerk“ ausblenden.

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16. Arbeiten ohne Empfang (Offline)

Im Stall ist der Empfang oft schlecht. Folgende Aktionen funktionieren auch offline:

• Fütterung bestätigen
• Aufgaben abhaken
• Beobachtung mit Fotos anlegen
• Ein- und Ausstempeln

Die Änderungen werden auf dem Gerät gespeichert. Oben steht dann z. B. „Offline · 3 Änderungen gespeichert“. Sobald wieder Empfang da ist, steht dort „3 Änderungen werden synchronisiert“. Konnte etwas nicht übernommen werden, zeigt die Anzeige das an.

App auf dem Handy installieren: Öffne deine Hof-Adresse im Browser und wähle „Zum Startbildschirm hinzufügen“ (iPhone: Teilen-Menü in Safari; Android: Menü in Chrome). Dann erscheint dein Hof-Icon auf dem Homescreen, und Push-Nachrichten funktionieren.

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17. Tarife auf einen Blick

Du zahlst pro belegter Box, nicht pro Nutzer. Gezählt wird die durchschnittliche Belegung im Monat; Offenstallplätze zählen wie Boxen.

Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite. Monatlich kündbar. Bei jährlicher Zahlung sind 2 Monate gratis.

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18. Zugang für das Steuerbüro

Lade dein Steuerbüro mit der Rolle Steuerbüro ein (Abschnitt 4.1). Das Steuerbüro:

• landet nach der Anmeldung direkt in der Abrechnung,
• sieht Monatslauf, Rechnungen und Einsteller, kann aber nichts ändern,
• lädt unter „Exporte & Gutschriften“ den DATEV-Buchungsstapel und Rechnungs-PDFs bzw. XRechnung herunter,
• sieht keine Pferdeakten, keinen Dienstplan und keine anderen Bereiche.

Kontenrahmen, Erlöskonten und BU-Schlüssel stimmst du vorher mit dem Steuerbüro ab (Abschnitt 12.1).

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19. Häufige Fragen und Probleme

Ein Einsteller hat keine Einladung bekommen. Prüfe die E-Mail-Adresse und den Spam-Ordner. Unter Einladungen bzw. in der Pferdeakte siehst du den Status. Ist sie abgelaufen, lade neu ein.

„Diese Box ist in diesem Zeitraum schon belegt.“ Eine Box kann nur ein Pferd gleichzeitig haben. Stelle zuerst das andere Pferd um oder erfasse dessen Vertragsende.

Ich kann einen Behandlungseintrag nicht mehr ändern. Nach 24 Stunden ist er gesperrt (Pflicht fürs Bestandsbuch). Lege einen Korrektur-Eintrag an.

Ich kann eine Rechnung nicht mehr ändern. Freigegebene Rechnungen sind unveränderbar. Stornieren und neu erstellen.

Die Abrechnung bleibt bei Schritt 2 stehen. Mindestens eine Rückfrage ist „blockiert“, z. B. Pferd ohne Rechnungsempfänger oder fehlende Gläubiger-ID. „Klären“ führt zur Stelle.

Ein Menüpunkt fehlt. Entweder deine Rolle darf ihn nicht sehen (Abschnitt 1), oder er ist in deinem Tarif nicht enthalten. Gesperrte Bereiche zeigen einen Hinweis „ab Tarif …“.

Push-Nachrichten kommen nicht an. Push braucht HTTPS und am besten die installierte App. Prüfe unter Benachrichtigungen → Kanäle, ob Push für das Ereignis an ist, und ob der Browser Push erlaubt.

Ich sehe „Diesen Hof gibt es hier nicht“. Die Adresse ist falsch, oder der Kurzname wurde geändert und die 90-Tage-Weiterleitung ist abgelaufen. Melde dich über https://app.frcix.net an.

Wer sieht meine Daten? In der App nur Personen, die du oder deine Einsteller eingeladen haben, mit den Rechten ihrer Rolle. Die Höfe sind auch in der Datenbank voneinander getrennt. Der Plattformbetreiber verarbeitet die Daten in deinem Auftrag (Auftragsverarbeitung nach DSGVO). Alle Änderungen an Pferdeakte, Behandlungen, Rechnungen und Rechten werden protokolliert.